Politique de conservation des données

Aperçu

Cette politique explique pendant combien de temps MyLittleWorld Inc. (« MyLittleWorld », « nous ») conserve les différentes catégories de données recueillies par le biais de notre plateforme de gestion de services de garde, et pourquoi. Elle s'applique aux données appartenant aux organisations (garderies, services de garde) ainsi qu'aux personnes liées à ces organisations — personnel, parents/tuteurs et enfants sous leur garde.

Notre principe général : nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service, et nous les supprimons (y compris des sauvegardes) dans un délai défini une fois qu'elles ne sont plus nécessaires, sous réserve des obligations légales de conservation.

1. Données des organisations actives

Tant que le compte MyLittleWorld d'une organisation est actif, nous conservons les dossiers des enfants, des familles et du personnel associés à cette organisation aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service. Cela comprend les dossiers d'inscription, l'historique des présences, les notes médicales et d'allergies, les coordonnées des parents/tuteurs, les dossiers du personnel, l'historique de facturation et les messages échangés sur la plateforme.

Il n'y a aucune expiration automatique de ces données tant que votre compte demeure actif — l'historique de présence et les notes médicales d'un enfant, par exemple, peuvent devoir rester accessibles pendant des années pour assurer la continuité des soins, respecter des exigences réglementaires en matière de tenue de dossiers, ou pour vos propres besoins internes.

2. Suppression d'un dossier précis à la demande de l'organisation

Il arrive qu'une organisation doive supprimer un dossier précis avant de fermer l'ensemble de son compte — par exemple, lorsqu'un enfant quitte le programme ou qu'un membre du personnel quitte son poste.

Lorsqu'une administratrice ou un administrateur supprime un dossier précis (le profil d'un enfant, un compte du personnel, etc.), nous conservons ce dossier dans un état récupérable (type « corbeille » / annulation) pendant 30 jours avant sa suppression définitive. Cette période existe pour se prémunir contre une suppression accidentelle — par exemple, une direction qui supprime le profil du mauvais enfant peut nous demander de le restaurer durant cette période.

Si une organisation demande expressément la suppression immédiate et définitive d'un dossier (plutôt que la période récupérable standard), nous honorerons cette demande et ignorerons la période de type « corbeille ».

3. Fermeture ou annulation de compte

Si une organisation annule son abonnement MyLittleWorld ou ferme son compte, nous conservons l'ensemble des données de l'organisation pendant 90 jours après la fermeture. Cette période permet à l'organisation de réactiver son compte ou de demander une exportation de ses données sans perte.

Après cette période de 90 jours, nous supprimons définitivement les données de l'organisation, sauf pour les dossiers que MyLittleWorld ou l'organisation est légalement tenue de conserver plus longtemps. L'exemple le plus courant concerne les dossiers financiers et fiscaux (p. ex. factures, dossiers de paiement) : selon les pratiques courantes de tenue de dossiers fiscaux au Canada, les dossiers financiers sont habituellement conservés pendant environ sept ans. Il s'agit d'une note générale sur les pratiques courantes, et non d'un conseil fiscal — les organisations devraient consulter leurs propres conseillers au sujet de leurs obligations spécifiques en matière de tenue de dossiers.

4. Sauvegardes

Même après qu'un dossier ou les données d'une organisation ont été supprimés de nos systèmes principaux en production, une copie peut subsister dans des sauvegardes automatisées chiffrées pendant une période supplémentaire limitée — jusqu'à 30 jours — avant d'être purgée des sauvegardes également. Ce délai existe parce que les sauvegardes sont réalisées sous forme d'instantanés périodiques et ne sont pas modifiées à la demande; il s'agit d'une caractéristique standard des systèmes de sauvegarde gérés, et non d'une voie de conservation indéfinie.

Les copies de sauvegarde sont chiffrées et ne sont pas accessibles par l'interface normale du produit — elles existent uniquement à des fins de reprise après sinistre.

5. Blocages juridiques (« legal holds »)

Malgré les périodes de conservation décrites ci-dessus, si des données font l'objet d'un blocage juridique — par exemple dans le cadre d'un litige, d'une enquête réglementaire ou d'une demande juridique valide — nous conserverons ces données jusqu'à la levée du blocage, même si leur suppression était par ailleurs prévue. Nous informerons les organisations concernées d'un blocage juridique lorsque la loi nous le permet.

Questions

Pour toute question au sujet de cette politique, ou pour demander la suppression, l'exportation ou la restauration de données précises, contactez-nous à privacy@mylittleworld.ca.